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【遠距工作/居家辦公勞資實務】

現因疫情影響,企業採取分流上班、遠距工作、居家辦公的新型工作型態日趨頻繁,甚至有可能因此改變公司的經營方式。李律師提醒企業主,應事先與員工議定工作方式,並且適時掌握工作進度,建立員工應按時主動回報工作成果的標準作業流程,甚至可嘗試建構知識庫,以降低溝通、等待的時間成本。
現代人仰賴通訊軟體,但簡單的一句話,有可能因為透過文字的表達,缺乏人與人之間對話時面部表情、聲音、語調等理解與觀察,單純文字的表述容易造成溝通上的誤會。也因訊息的一問一答過程中,如員工未及時上線,也可能發生無法及時回應主管問題的窘境。故建議在遠距工作/居家辦公的模式下,可嘗試將問題分級,分為第一級:須及時處理。第二級:下班前回應。第三級:一周內回應。並且設定關鍵員工若請假、中斷工作時,企業應事先擬定替代方案,以避免造成公司或客戶損害。
關於打卡部分,例如可建立線上打卡、WIFI打卡、網路打卡,以符合勞基法第30條第5項規定,雇主須備置出勤紀錄並保存五年的義務規範。此處所指之出勤紀錄,若依照最高行政法院108年度判字第373號判決的見解,應記錄之「時間長度」為「從勞工到達工作場所起,至其離開工作場所止」,所以雇主千萬不可掉以輕心僅記載或要求員工自動填載工作時間而忽略員工到、離工作場所之紀錄,否則將可能觸法而面臨9萬元以上45萬元以下之罰緩。
另外,根據勞動部的解釋,出勤紀錄上應記載休息時間,否則可能面臨裁罰之風險。參照勞動部勞動法訴二字第1080018438號訴願決定書摘要:「訴願人並未能明確指明江君之休息時間亦未載明於出勤紀錄中訴願人所稱515分鐘之休息時間內,江君僅係於工作空檔為如廁、飲水等生理需求,實際上未離開工作場所,仍處於受約束之狀態,並有待命提供勞務及接受雇主(主管)指揮之可能,應為待命時間,而屬工作時間。訴願人於108年4月4日6時59分至12時8分,共5小時9分時間,未給予江君休息時間,違反勞動基準法第35條規定之事實,應可認定。」
最後,李律師提醒,居家辦公的型態中,勞工仍有可能有加班之必要與需求,依照勞動事件法第38條規定:「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」,部分企業可能採取所謂加班申請制,作為舉證證明勞工縱使逾越正常工作時間而滯留於公司(電腦),也不見得是為雇主處理工作上之事務,而有可能處理私人之事務,故不應給付延時工資。然而,此種作法,在新的勞動事件法施行後,部分法院接受並對雇主作出有利之認定,但也有部分法院持否定之見解,認為:「勞動契約乃雙務契約,勞工在約定之正常工作時間內為雇主提供勞務,雇主則以工資為對待給付,雖勞基法第32條第1項規定,雇主倘有使勞工在正常工作時間以外工作之必要者,須經勞雇雙方同意,然勞工在正常工作時間外延長工作時間,無論係基於雇主明示或可得推知之意思而為雇主提供勞務,或雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下之工作場所延長工作時間提供勞務,卻未制止或為反對之意思而予以受領,均應認勞動契約之雙方當事人就延長工時達成合致之意思表示,該等提供勞務時間即屬延長工作時間,雇主負有依勞動契約及勞基法規定給付延長工時工資之義務,此不因雇主採取加班申請制而有所不同加班申請制度僅為確認勞工是否有延長工時方法之一,至於勞工是否有延長工時之事實,仍應以出勤紀錄為主要依據,加班申請紀錄則為輔助工具,雇主尚不得以勞工未申請加班而否認其延長工時之事實。」(臺灣高等法院臺南分院108年度勞上字第13號民事判決摘要)。律師在此特別提醒民眾注意。

以上內容擷取自李律師於111年4月8日獲經濟部中小企業處邀請授課之專題講座課程講義。